Berikut ini akan
penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta
wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales
Operation cabang Bogor
Siliwangi :
1. Kepala Cabang (Branch Head)
Tugas
dan Tanggung jawab :
- Melakukan kegiatan pengelolaan cabang dibidang penjualan, administrasi, servis serta mengoptimalkan sumber daya yang ada dalam usaha pencapaian target.
- Meningkatkan produktivitas/performance cabang serta kepuasan pelanggan.
3.
Membuat
perencanaan strategis, policy, arah dan target cabang sesuai dengan guide
line dari Pusat.
Wewenang :
- Memberikan diskon dan komisi sesuai dengan regulasi yang ada.
- Melakukan pembatalan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan).
- Menetapkan kebijakan tata tertib cabang yang sesuai dengan kondisi cabang.
- Menegur, mengarahkan, memberikan reward and punishment kepada karyawan bawahannya.
- Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan bawahannya.
2. Kepala Bengkel (Workshop Head)
Tugas
dan Tanggung jawab :
- Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan mutu dan kecepatan pelayanan melalui SOP yang berlaku serta menginformasikan kompetensi jajaran personel bengkel dalam usaha pencapaian target untuk meningkatkan produktibitas dan pencapaian performance bengkel serta kepuasan pelanggan.
- Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian revenue workshop, Unit Entry and Car Return sesuai standar yg ditetapkan.
3.
Menjaga
dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel (dan performance jajaran personel
bengkel).
4.
Mengontrol
stock gudang bengkel (parts) sesuai dengan target service rate.
- Pembinaan dan pengembangan personel bengkel.
- Mengevaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur bengkel.
- Memantau pengelolaan limbah padat, cair, & gas di bengkel
Wewenang :
1.
Memutuskan
pemberian/penolakan diskon untuk customer/Perjanjian Kerja Sama sesuai Standard
Operating Procedure (SOP).
2.
Menentukan
penggunaan kendaraan operasional servis cabang (Home Service).
3.
Menegur,
mengarahkan dan memberikan reward and punishment kepada karyawan bawahannya.
4.
Mengusulkan
promosi, transfer, demosi, training atau melakukan PHK karyawan bawahannya.
3. Instruktur Servis (Service
Instructor)
Tugas
dan Tanggung jawab :
- Mengembangkan technical skill dari mekanik, foreman dan Service Advisor melalui pelaksanaan training di bengkel sesuai dengan perencanaan dan kebutuhan yang ada untuk meningkatkan mutu pelayanan bengkel.
2.
Menganalisa
dan Mengontrol kebutuhan equipment, tools,
dan SST
3.
Membantu
personel bengkel dalam menangani masalah di bengkel
4.
Menganalisa
pekerjaan Job Return
5.
Membantu
kepala bengkel dalam hal EHS
6.
Menghitung
insentif man power bengkel
Wewenang :
1.
Membuat
jadwal dan mengadakan training di Bengkel
2.
Merencanakan
dan mengirim Mekanik, Foreman dan SA untuk training ke kantor pusat / TAM
berdasarkan koordinasi dengan kantor pusat
3.
Mengusulkan
penambahan, perbaikan peralatan bengkel.
4. Service Advisor
Tugas
dan Tanggung jawab :
- Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan.
- Melayani pelanggan, yaitu menganalisa kerusakan dan memeriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil pemeriksaan pada pelanggan.
- Memasukkan data keluhan pelanggan mengenai kondisi kendaraan pelanggan ke komputer.
- Membuat Perintah Kerja Bengkel ( PKB ).
- Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada pelanggan.
- Menginformasikan pekerjaan tambahan (bila ada) kepada pelanggan beserta estimasi biaya dan waktu tambahan yang diperlukan.
- Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki, apakah sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel ( PKB ).
- Melakukan test drive dan memeriksa keberadaan parts bekas di dalam kendaraan.
- Menyerahkan kembali kendaraan pada pelanggan dalam keadaan bersih berikut parts bekas sesuai dengan Form Pemeriksaan Kendaraan ( FPK ).
- Melakukan follow up ke pelanggan setelah 2-3 hari kendaraan diperbaiki di bengkel.
- Mengingatkan pelanggan untuk melakukan perawatan berkala berikutnya pada saat selesai perawatan / perbaikan.
- Mengisi data ‘account number’ untuk setiap perawatan yang telah selesai dikerjakan yang dipakai sebagai dasar perhitungan biaya perawatan.
Wewenang :
Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan.
Menentukan harga dan memberikan diskon pada customer
untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yang ditetapkan.
Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah
diperbaiki.
5. Koordinator THS (THS
Coordinator)
Tugas
dan Tanggung jawab :
- Menerima telepon atau panggilan dari Pelanggan untuk melakukan servis kendaraan.
- Melakukan pencatatan data Pelanggan dan keluhan yang ada pada Sistem.
- Mendistribusikan pekerjaan kepada mekanik THS melalui radio panggil/alat komunikasi.
- Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik THS, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “.
- Mendukung mekanik THS dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools.
- Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi, untuk diserahkan pada atasan.
- Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel (PKB) via follow up ke Pelanggan.
- Mengecek ulang notifikasi untuk memastikan pekerjaan.
- Memperbaharui notifikasi untuk memonitor pekerjaan.
- Mengecek ulang Service Order.
- Melakukan pencatatan Penagihan Dan Pembayaran pada Sistem.
- Mencetak Faktur yang akan dikirim oleh mekanik.
- Melakukan pengumpulan kepada pelanggan lewat telepon dan “follow up”
- Mengatur mekanik THS.
- Monitoring performance THS yang dikelola (Unit Entry, Revenue, Jumlah Mekanik THS).
- Menerima pembayaran dari mekanik THS sesuai dengan laporan.
- Menyerahkan hasil pembayaran ke kasir.
Wewenang :
1.
Mendistribusikan
pekerjaan pada mekanik THS.
2.
Mengusulkan
training bagi mekanik THS.
6. Partman
Tugas
dan Tanggung jawab :
1. Melakukan
order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan gudang parts maupun
parts pesanan Indirect.
2. Melakukan
follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang
akurat terhadap parts pesanan next
internal customer.
3. Mencatat
order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan follow-up kepada
next internal customer atas
kondisi order tersebut.
4. Menerima
dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik dan dokumen-dokumen
yang dibutuhkan.
5. Menginformasikan
kepada next internal customer
apabila parts yang dipesan telah tersedia.
6. Menyimpan
parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan, membuat lokasi
baru untuk parts baru dan menyimpan parts pesanan indirect di intransit area.
7. Memelihara
dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga kebersihan lokasi dan ruang
yang ada di gudang.
8. Mengatur
lay out gudang agar menjadi efektif dan efisien.
9. Melakukan
evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang, evaluasi
parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory yang berhubungan
dengan standar pengelolaan Toyota parts.
10. Mengelola
stock sesuai standar-standar dan target inventory yang telah ditetapkan.
11. Memberikan
informasi-informasi yang diperlukan oleh next
internal customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi order dan
kedatangan parts pesanan.
12. Membuat,
melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-dokumen order, penerimaan,
pengeluaran, claim, transfer, berita acara dan laporan-laporan yang berhubungan
dengan bidang kerjanya.
13. Memberikan
saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel dalam mencari solusi
terhadap masalah parts.
14. Melakukan
sampling stock opname secara rutin.
15. Membuat
retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam penerimaan dari TAM
atau Sub Depo.
16. Melakukan
transfer parts antar cabang apabila dibutuhkan.
Wewenang :
1. Melakukan
order ke TAM atau Sub Depo sesuai permintaan.
2. Melakukan
pemesanan untuk item-item stock baru, berdasarkan analisa demand.
3. Mengusulkan
pembelian parts lokal, jika tidak tersedia di gudang/Depo.
7. Gudang Bahan
Tugas
dan Tanggung jawab :
1. Menjaga
ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik.
2. Memberikan
bahan, material dan lain-lain kepada mekanik sesuai dengan permintaan yang
tertulis di Perintah Kerja Bengkel (PKB).
3. Membuat
permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel.
4. Menerima
kiriman bahan dan lain-lain dari supplier dan menyimpannya di gudang bahan.
5. Memproses
Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang (SPG) dan Bukti Pencatatan
Hutang (BPH).
6. Membuat
Memo Expenses untuk bahan yang dipakai bengkel.
7. Memelihara
dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R).
8. Administrasi Servis (Service
Administration)
Tugas dan Tanggung
jawab :
- Mencetak kontrak kerja untuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui Workshop Head.
- Memonitor batas waktu pembayaran dan dokumen-dokumen pendukungnya.
- Melakukan administrasi Account Receivables (AR).
- Melakukan kegiatan administrasi masalah perpajakan.
- Membantu melengkapi data yang dibutuhkan untuk pengiriman unit.
9. Administration Billing Unit
Tugas
dan Tanggung jawab :
1. Menerima
PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel.
2. Melakukan
pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah dinyatakan selesai oleh
Service Advisor.
3. Membuat
registrasi Kuitansi Manual THS.
4. Mendistribusikan
Kuitansi THS yang selesai (asli/sistem) kepada pelanggan sebagai pengganti
Kuitansi Manual THS.
5. Melakukan
monitoring terhadap PKB yang belum selesai (WIP).
6. Membuat
dan mengembangkan Filing System dan regristrasi copy kuitansi, OPL, dan
lain-lain.
7. Membuat
laporan mingguan dan bulanan WIP, Faktur Pajak, Memo Pembebanan dan lain-lain.
10. Memelihara
dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R).
10. Mekanik THS
Tugas dan Tanggung jawab :
- Menjaga dan merawat kebersihan kendaraan THS beserta perlengkapannya (Part, Equipment, PKB manual, Hand tool set).
- Memahami dan melaksanakan tugas pengerjaan kendaraan dirumah pelanggan sesuai perintah dari Koordinator THS.
- Menemui pelanggan dengan ramah, sopan, dan kekeluargaan.
- Mendengarkan keluhan pelanggan dengan melakukan pertanyaan 5W2H.
- Melakukan diagnosa pada kendaraan pelanggan.
- Menyarankan pelanggan untuk melaksanakan perbaikan kendaraan sesuai keluhan, dan mendapat persetujuan pelanggan bila mungkin melaksanakan perawatan berkala.
- Melakukan pekerjaan yang telah disetujui pelanggan.
- Menjaga kualitas pekerjaan dan pelayanan
- Melaksanakan BST.
- Menjaga kebersihan dan keamanan kendaraan pelanggan.
- Mencatat semua pengeluaran Spare part dan Bahan yang telah digunakan dan dikeluarkan dari Gudang THS beserta nomor Part dan nomor Bahan.
- Memberikan Angket THS kepada pelanggan untuk penilaian Kualitas kerja yang telah dilakukan .
- Melaksanakan final check pada kendaraan yang telah selesai dikerjakan.
- Membuat Kuitansi Manual sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
- Menjelaskan secara rinci tentang pekerjaan dan kaitannya dengan keluhan, serta komponen yang diganti.
- Menerima pembayaran dari Pelanggan, dan mengambil Angket THS.
- Menyampaikan rasa terima kasih dan memastikan kepada pelanggan bahwa kendaraannya telah selesai dikerjakan.
- Memberikan kartu nama dan meminta ijin untuk pamit.
- Memberikan laporan singkat kepada Koordinator THS.
- Menyerahkan Uang beserta copy Kuitansi manual ke kasir.
- Menyerahkan PKB manual, Kuitansi manual, kepada koordinator THS.
- Memproses pengambilan Spare part dan Bahan yang telah digunakan untuk dikembalikan ke mobil THS.
- Mengecek ulang kelengkapan kendaraan THS.
11. Kepala Regu (Foreman)
Tugas
dan Tanggung jawab :
1.
Mengembangkan
Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk mendistribusikan job kepada mekanik.
2.
Mengawasi
kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan.
3.
Membantu
menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan menjelaskan cara “
Trouble Shooting “.
4.
Mendukung
mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools.
5.
Membuat
laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan
pada atasan.
6.
Memeriksa
hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB.
7.
Menjelaskan
pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang diperbaiki.
8.
Melakukan
test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki.
Wewenang :
1.
Membuat
Mendistribusikan pekerjaan pada mekanik.
2.
Menolak
/ menerima usulan penggantian parts setelah dikonfirmasikan ke Service Advisor.
3.
Mengusulkan
training bagi mekanik.
4.
Memberhentikan
untuk sementara unit yang sedang ditangani mekanik, jika terjadi kerusakan lain
yang tidak
ada dalam PKB, dimana
memerlukan parts
yang tidak tersedia di gudang.
12. Mekanik
Tugas
dan Tanggung jawab :
1.
Mengerjakan
perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan dan standar K3 yang berlaku.
2.
Mencatat
pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat waktu kerja (waktu mulai dan waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau
Check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate.
3.
Menginformasikan
kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada Foreman / Karu untuk ditindak
lanjuti.
4.
Memeriksa
ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi kepada Kepala Regu / Foreman untuk
diperiksa.
5. Memelihara (menjaga kebersihan dan kelengkapan) peralatan
kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerjanya.